Boîte vocale pleine : comment la vider (et pourquoi c'est peut-être une bonne nouvelle)
« La boîte vocale de la personne que vous tentez de joindre est pleine. » Si vos clients entendent ça en ce moment, chaque appel manqué se termine dans le vide. Pas de message, pas de rappel possible, et souvent un client qui compose le numéro du concurrent suivant.
Dans cet article, on règle le problème en deux temps : d'abord comment vider votre boîte vocale dès maintenant, peu importe votre fournisseur, ensuite comment faire pour ne plus jamais avoir à la vider. Parce qu'une boîte vocale qui déborde, c'est aussi un signal intéressant sur votre entreprise.
Comment vider votre boîte vocale, peu importe le fournisseur
La méthode de base est la même chez Bell, Telus, Vidéotron, Rogers et leurs marques secondaires. Elle passe par le menu vocal de votre messagerie.
Appelez votre messagerie
Sur la plupart des téléphones, gardez la touche 1 enfoncée sur le clavier d'appel. Vous pouvez aussi composer votre propre numéro et appuyer sur la touche indiquée pendant votre annonce.
Écoutez ou passez chaque message
Le menu vocal permet de sauter un message sans l'écouter au complet. Notez au passage les numéros à rappeler.
Supprimez au fur et à mesure
Utilisez l'option de suppression du menu, souvent la touche 7, ou celle que le message-guide indique. Un message « sauvegardé » continue d'occuper de la place : supprimez tout ce qui est réglé.
Videz aussi la messagerie visuelle
Sur iPhone et sur plusieurs Android, l'onglet Messagerie de l'app Téléphone garde une copie des messages, y compris dans un dossier de messages supprimés. Effacez-les là aussi pour libérer l'espace.
Si le menu vocal vous résiste ou que la boîte reste marquée pleine après le ménage, appelez le service à la clientèle de votre fournisseur : un agent peut réinitialiser la messagerie de son côté. C'est aussi la solution si vous avez oublié votre NIP de messagerie.
Pourquoi une boîte vocale pleine est peut-être une bonne nouvelle
Prenons deux secondes avant de retourner travailler. Une boîte vocale qui déborde, ça veut dire que beaucoup de gens essaient de vous joindre et que vous ne pouvez pas toujours répondre. Autrement dit : la demande est là. C'est le problème d'une entreprise qui roule.
Le vrai problème, c'est ce qui arrive à tous ces appels. Une partie des appelants laisse un message que vous écouterez ce soir, trop tard. Une autre partie raccroche sans rien laisser, et vous ne saurez jamais ce qu'elle voulait. Et quand la boîte est pleine, même ceux qui voulaient laisser un message ne le peuvent plus.
Vider la boîte vocale toutes les deux semaines ne règle rien de tout ça. C'est du ménage récurrent sur un système que vos clients n'aiment déjà pas utiliser.
À retenir
Une boîte vocale pleine est un symptôme, pas la maladie. Le symptôme : trop de messages accumulés. La maladie : trop d'appels manqués qui n'obtiennent aucune réponse rapide. Vous pouvez traiter le symptôme en vidant la boîte, ou traiter la maladie en répondant automatiquement à chaque appel manqué par texto.
La solution durable : rendre la boîte vocale inutile
Au lieu de vider la boîte sans arrêt, vous pouvez faire en sorte que les appels manqués ne s'y rendent plus. Le mécanisme s'appelle le renvoi d'appel conditionnel : chaque appel que vous ne décrochez pas est intercepté avant d'atteindre la messagerie et redirigé vers un autre numéro.
Quand ce numéro est votre numéro autotexto, l'appelant reçoit un texto automatique en moins de 60 secondes : vous avez vu son appel, vous rappelez bientôt, et il peut répondre par écrit tout de suite. Vous recevez de votre côté le numéro et le contexte, et vous rappelez au moment qui vous convient.
Résultat concret : plus de messages vocaux qui s'accumulent, plus de boîte pleine, et surtout plus de clients laissés dans le vide. Un texto obtient une réponse bien plus souvent qu'une invitation à laisser un message après le bip.
Le renvoi conditionnel se configure en composant un code sur votre téléphone, et il est inclus sans frais sur la quasi-totalité des forfaits canadiens. La marche à suivre par fournisseur est dans notre guide complet du renvoi d'appel.
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Questions fréquentes
Comment vider ma boîte vocale rapidement?
Appelez votre messagerie, en général en gardant la touche 1 enfoncée sur le clavier de votre téléphone, écoutez ou passez chaque message, puis utilisez l'option de suppression du menu, souvent la touche 7 ou la touche indiquée par le message-guide. Sur iPhone, la messagerie visuelle permet aussi de supprimer les messages directement dans l'app Téléphone, sans tout écouter.
Pourquoi ma boîte vocale se remplit-elle aussi vite?
Les boîtes vocales des forfaits cellulaires ont une capacité limitée, souvent quelques dizaines de messages. Si vous êtes un entrepreneur qui manque plusieurs appels par jour, la boîte se remplit en quelques semaines. Les messages sauvegardés comptent aussi dans la limite : tant que vous ne les supprimez pas, ils occupent de la place.
Qu'est-ce que mes clients entendent quand ma boîte vocale est pleine?
Un message du réseau indiquant que la boîte vocale du destinataire est pleine et qu'il est impossible de laisser un message. L'appelant ne peut rien faire d'autre que raccrocher. Pour un client potentiel, c'est souvent le signal d'appeler un concurrent.
Comment éviter que ma boîte vocale se remplisse sans arrêt?
La façon la plus durable est de faire en sorte que les appels manqués ne se rendent plus à la boîte vocale. Avec un renvoi d'appel conditionnel vers un numéro autotexto, chaque appel non répondu est intercepté avant la messagerie et l'appelant reçoit un texto automatique en moins de 60 secondes. Plus de messages qui s'accumulent, et le client obtient une réponse immédiate au lieu d'un bip.
Conclusion
Pour aujourd'hui : appelez votre messagerie, supprimez les messages réglés, videz aussi le dossier des messages supprimés de la messagerie visuelle, et votre boîte respire à nouveau. Si elle reste bloquée, un appel au service à la clientèle de votre fournisseur règle ça.
Pour la suite : demandez-vous si vous voulez vraiment refaire ce ménage chaque mois. Une boîte vocale pleine, c'est la preuve que vos clients appellent plus vite que vous ne pouvez répondre. Avec un renvoi d'appel conditionnel vers autotexto, ces appels reçoivent un texto dans la minute et votre boîte vocale ne se remplit tout simplement plus.