D'où viennent ces chiffres
Un calculateur qui sort des gros chiffres sans expliquer sa recette, c'est du marketing, pas un outil. Voici exactement comment on calcule, pour que vous puissiez juger vous-même.
Appels manqués par mois
Votre nombre d'appels manqués par semaine, multiplié par 4,33 (le nombre moyen de semaines dans un mois).
Occasions perdues : 80 % des appels manqués
Les études sur le comportement des appelants montrent qu'environ 85 % des gens ne laissent pas de message sur une boîte vocale, et que la majorité rappellent plutôt un concurrent. Sans suivi rapide de votre part, on estime qu'environ 80 % des appels manqués ne reviennent jamais. On applique donc ce taux, pas 100 %, parce qu'une partie des appelants vous rappellent quand même.
Revenus perdus
Occasions perdues, multipliées par votre taux de conversion habituel d'un appel répondu, multipliées par la valeur moyenne d'un contrat. On utilise votre taux de conversion normal parce que ces appelants étaient des clients potentiels comme les autres : ils avaient un besoin et votre numéro en main.
Ce qu'un texto automatique récupère : environ 50 %
Un texto envoyé en moins de 60 secondes garde l'appelant dans votre cour : il sait que vous l'avez vu et attend votre rappel au lieu de composer le numéro suivant. On suppose prudemment que la moitié des occasions perdues sont récupérées. Ce n'est pas magique : il faut quand même rappeler. Mais vous rappelez quelqu'un qui vous attend.
Les préréglages par métier
Les valeurs moyennes de contrat et les taux de conversion préremplis viennent des fourchettes de prix courantes au Québec : un appel de service en plomberie autour de 450 $, un contrat de toiture autour de 9 500 $, une commission de courtier autour de 10 000 $, un contrat saisonnier de déneigement autour de 600 $. Ce sont des ordres de grandeur, pas des vérités absolues : ajustez les curseurs à votre réalité.
Une chose que le calculateur ne compte pas : la valeur à vie d'un client. En plomberie ou en déneigement, un client satisfait rappelle année après année et vous réfère ses voisins. Chaque appel manqué peut donc coûter plusieurs fois le montant affiché. On préfère sous-estimer que gonfler.
Comment arrêter l'hémorragie
Une fois le chiffre sous les yeux, trois options s'offrent à vous. Les voici, honnêtement, avec leurs limites.
Option 1 : répondre à tous les appels
C'est gratuit et c'est la meilleure réponse en théorie. En pratique, vous avez les deux mains dans un drain, vous conduisez entre deux chantiers, ou il est 21 h et vous soupez avec votre famille. Répondre à tout, tout le temps, c'est le chemin le plus court vers l'épuisement, et ça reste impossible pour les appels qui entrent pendant que vous parlez déjà à un client.
Option 2 : engager une réceptionniste ou un service de réponse
Ça fonctionne, mais ça coûte cher : plusieurs centaines de dollars par mois pour un service externe, et beaucoup plus pour une employée. Et le soir ou la fin de semaine, quand 40 % de vos appels arrivent, la plupart de ces services dorment aussi. Pour une grosse équipe avec un volume d'appels élevé, ça peut se justifier. Pour une PME de 1 à 10 personnes, c'est souvent un canon pour tuer une mouche.
Option 3 : le texto automatique
Chaque appel manqué déclenche un texto (SMS) automatique en moins de 60 secondes. L'appelant sait que vous l'avez vu, décrit son besoin par texto, et vous rappelez préparé quand vous êtes disponible. Ça fonctionne 24 heures sur 24, ça ne prend pas de pause dîner, et ça coûte une fraction d'une réceptionniste. C'est exactement ce que fait autotexto, pour 59 $/mois.
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Questions fréquentes
D'où vient le chiffre de 80 % d'appelants qui ne rappellent jamais?
Les études sur le comportement des consommateurs en Amérique du Nord montrent qu'environ 85 % des appelants qui tombent sur une boîte vocale ne laissent pas de message, et que la grande majorité d'entre eux appellent simplement le prochain nom sur leur liste, c'est-à-dire un concurrent. Sans suivi rapide, on estime qu'environ 80 % des appels manqués ne se transforment jamais en deuxième tentative. Le calculateur applique cette hypothèse et l'affiche clairement.
Le calculateur est-il vraiment gratuit?
Oui, complètement. Aucune inscription, aucun courriel demandé, aucune carte de crédit. Tout se calcule directement dans votre navigateur et rien n'est envoyé sur nos serveurs. C'est un outil qu'on offre aux PME du Québec pour mettre un chiffre sur un problème que tout le monde ressent mais que peu de gens mesurent.
Pourquoi supposer qu'un texto automatique récupère la moitié des occasions perdues?
Un texto envoyé en moins de 60 secondes après un appel manqué garde le client dans votre cour : il sait que vous l'avez vu et il attend votre rappel au lieu d'appeler ailleurs. En pratique, une bonne partie des appelants répondent au texto et décrivent leur besoin. On utilise une hypothèse prudente d'environ 50 % des occasions récupérées; certains clients font mieux, d'autres un peu moins selon le métier et la vitesse de rappel.
Mes appels manqués arrivent surtout le soir et la fin de semaine. Le calcul tient-il compte de ça?
Le calculateur compte tous vos appels manqués, peu importe l'heure. Mais c'est justement hors des heures ouvrables que le problème est le pire : environ 40 % des appels aux PME arrivent le soir, la fin de semaine ou pendant que vous êtes sur un chantier. Un texto automatique répond à ces appels-là aussi, 24 heures sur 24, sans que vous ayez à décrocher.